Библиографическое описание документа представляет собой способ фиксации на материальном носителе библиографической информации посредством знаково-осмысленных лексических элементов.

Библиографическое описание документа – это процесс, который состоит из анализа документа, выявления библиографических сведений, определения необходимого набора элементов описания, фиксации выявленных сведений в установленной последовательности с соответствующими условными разделительными знаками. Его результатом является совокупность библиографических сведений о документе, приведенным по определенным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики.

Правила составления библиографического описания – это правила, устанавливающие наполнения и порядок следования областей и элементов и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа, регламентирующие набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков.

Объектами составления библиографического описания являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях – книги, ноты, карты, атласы, аудиовизуальные, изобразительные, нормативные и технические документы, микрофильмы, электронные ресурсы и т.д.

Источником информации для составления библиографического описания является документ в целом. При необходимости в описании могут быть приведены сведения, заимствованные из источников вне документа. Источник информации может быть единичным или множественным. Главным источником информации является элемент документа, содержащий основные выходные и аналогичные им сведения, – титульные лист, титульный экран, этикетка и наклейка и т.п. Для каждого вида документов установлен определенный главный источник информации; если он отсутствует (например, этикетка на АВД) или недоступен для использования (например, титульный экран электронного ресурса) выбирают источник информации, альтернативный главному. При этом в первую очередь используют источник, который является частью документа, затем – источники, сопровождающие документ: сведения, помещенные на контейнере; сопроводительные материалы, опубликованные издателем, изготовителем, распространителем и т.п. Источники вне документа используют, если необходимая информация не доступна из главного источника или источников, сопровождающих документ.

Теоретически выделяют следующие виды библиографических описаний в зависимости от объектов описания: монографическое, сводное и аналитическое. Монографическое описание – это описание однотомного издания; оно состоит из одной части. Сводное описание – описание многотомного или сериального издания; оно состоит из двух или более частей, включающих общие сведения об издании в целом и частные сведения о его томах, выпусках. Аналитическое описание – описание составной части документа (отдельного произведения, главы, параграфа, статьи и т.д.); оно состоит из двух частей: составной части документа и документа, в которой она помещена. В зависимости от полноты набора элементов различается библиографическое описание краткое, расширенное и полное . Краткое описание состоит только из обязательных элементов. Расширенное описание состоит из обязательных и некоторых факультативных элементов. Полное описание состоит из обязательных и всех факультативных элементов, сведения для которых имеются в издании или могут быть установлены по источникам вне издания.

Существует три вида библиографического описания в зависимости от первого элемента: библиографическое описание «под именем индивидуального автора» означает выбор в качестве первого элемента имени индивидуального автора, которое дается на книги, статьи, доклады и др., при условии, что документ имеет не более трех авторов; библиографическое описание «под наименование коллективного автора» означает, что в качестве первого элемента выбирается наименование учреждения (организации), опубликовавшего документ, при этом обычно подобное описание дается на постановления правительства, материалы конференций, съездов, совещаний; библиографическое описание «под заглавием» означает выбор в качестве первого элемента основного заглавия документа основного заглавия документа, которое дается на книги, имеющие более трех авторов, сборники произведений разных авторов с общим заглавием, книги, в которых автор не указан, официальные материалы: сборники законов, отчеты по НИР, нормативные документы, программно-методические материалы, справочники.

В зависимости от структуры описания различают одноуровневое и многоуровневое библиографическое описание. Одноуровневое описание содержит один уровень; его составляют на одночастный документ, на завершенный многочастный документ в целом, на отдельную физическую единицу. Многоуровневое описание содержит два и более уровней. Его составляют на многочастный документ (многотомный или комплексный документ в целом, сериальное или другое продолжающееся издание в целом) либо на отдельную физическую единицу, а также группу физических единиц многочастного документа – один или несколько томов (выпусков, номеров, частей) многотомного, комплексного документа, сериального или другого продолжающегося издания.

Для описания определенных видов документов (изобразительных, АВД, картографических, нотных, сериальных и др. продолжающихся изданий, отдельных видов нормативных и технических документов, электронных ресурсов и т.п.) предусмотрены особые элементы и область специфических сведений, в которых отражаются сведения об особенностях информации, ее физическом носителе, типе публикации и другие сведения, характерные для данного вида документа.

В соответствии с ГОСТ 7.76-96 «Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация: Термины и определения», а также с ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание: Общие требования и правила составления» определены следующие области и элементы библиографического описания, которые составляют структуру библиографического описания.

1. Область заглавия и сведений об ответственности – содержит основное заглавие объекта описания, а также иные заглавия, прочие относящиеся к заглавию сведения и сведения о лицах и (или) организациях, ответственных за создание документа, являющего объектом описания.

– Основное заглавие приводят в том виде, в каком оно дано в предписанном источнике информации, в той же последовательности и с теми же знаками. Оно может состоять из одного или нескольких предложений. С прописной буквы следует приводить только первое слово области описания, а в элементах строчные и прописные буквы применяют в соответствии с нормами языка, на котором составлено описание.

– Параллельное заглавие как эквивалент основного заглавия на ином языке или в иной графике имеет те же формы и правила приведения, что и основное заглавие. Параллельному заглавию предшествует знак равенства.

– Общее обозначение материала определяет класс материала, к которому принадлежит объект описания. Предпочтение отдают обозначению физической формы, в которой представлен материал: видеозапись, звукозапись, изоматериал, карты, кинофильм, микроформа, ноты, предмет, рукопись, текст, шрифт Брайля, электронный ресурс. Общее обозначение материала приводится после основного заглавия в квадратных скобках и сразу предупреждает пользователя о том, к какому классу принадлежит материал и какие средства требуются для его использования.

– Сведения, относящиеся к заглавию, содержат информацию, раскрывающую и поясняющую основное заглавие, в том числе другое заглавие, сведения о виде, жанре, назначении произведения, указание о том, что документ является переводом с другого языка, и т.п. Они приводятся в форме и последовательности, данной в предписанном источнике информации. Сведениям, относящимся к заглавию, предшествует знак двоеточие.

– Сведения об ответственности содержат информацию о лицах и организациях, участвовавших в создании произведения, являющегося объектом описания. Сведения об ответственности записывают в той форме, в какой они указаны в предписанном источнике информации. Они могут состоять из имен лиц и (или) наименований организаций вместе со словами, уточняющими категорию их участия в создании произведения. Первые сведения об ответственности являются безусловно обязательным элементом библиографического описания. Первым сведениям об ответственности предшествует косая черта; последующие группы сведений отделяют друг от друга точкой с запятой. Однородные сведения внутри группы отделяют запятыми.

2. Область издания – содержит информацию об изменениях и особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию того же произведения. Сведения об издании приводят в формулировках и последовательности, имеющихся в предписанном источнике информации. Они обычно содержат слово «издание», заменяющие его слова «версия», «вариант», «выпуск», «редакция», «репринт» и т.п. Дополнительные сведения об издании приводят в описании, если в предписанном источнике информации имеются отдельно сформулированные дополнительные сведения об особенностях данного переиздания. Их записывают после предыдущих сведений области издания и отделяют запятой.

3. Область специфических сведений применяется при описании объектов, являющихся особым типом публикации или размещенных на специфических носителях. К ним относятся картографические, нотные документы, сериальные и другие продолжающиеся издания, отдельные виды нормативных и технических документов, электронные ресурсы, микрофильмы.

При описании картографических документов областью специфических сведений является область математической основы: масштаб, картографическая проекция, координаты, ведения о равноденствии или эпохе в звездных картах. Масштаб записывают в форме отвлеченного числа, показывающее отношение единицы к числу; слово «масштаб» в описании не приводят.

При описании нотных документов в области специфических сведений приводят сведения о форме изложения нотного текста: партитуре, партиях (голосах), дирекционах.

При описании сериальных изданий и других продолжающихся изданий областью специфических сведений является область нумерации.

При описании нормативных и технических документов в области специфических сведений указывают обозначение ранее действовавшего документа, даты введения, сроки действия; регистрационный номер заявки на патентный документ, дату его подачи, поступления, подачи заявки, дату публикации и (или) сведения об официальном издании, индексы национальной патентной классификации.

При описании электронных ресурсов областью специфических сведений является область вида и объема ресурса.

При описании промышленных каталогов, неопубликованных отчетов о научно-исследовательских работах, неопубликованных диссертаций область специфических сведений не применяют.

4. Область выходных данных содержит сведения о месте и времени публикации, распространения и изготовления объекта описания, а также сведения об его издателе, распространителе, изготовителе. Элементы области приводят в следующей последовательности: место издания, имя издателя, распространителя и т.п., дата издания, место изготовления, имя изготовителя, дата изготовления. Издатель – обобщающий термин для издательства, издающей организации и физического лица. Имя (наименование) издателя и т.п. приводят в краткой форме, обеспечивающей его понимание и идентификацию. В качестве даты издания приводят год публикации документа, являющегося объектом описания. Год указывают арабскими цифрами, ему предшествует запятая.

5. Область физической характеристики содержит обозначение физической формы, в которой представлен объект описания в сочетании с указанием объема и, при необходимости, размера документа, его иллюстраций и сопроводительного материала, являющегося частью объекта описания. В области приводят сведения о количестве физических единиц (арабскими цифрами) и специфическое обозначение материала. В качестве других физических характеристик объекта описания могут быть приведены сведения об иллюстрациях, о материале из которого изготовлен объект описания, и т.п. Сведениям предшествует двоеточие. Каждые последующие сведения отделяют от предыдущих запятой. Специфическое обозначение материала приводится в области физической характеристики и сообщает о физических носителях документов: это грампластинки, оптические диски, микрофиши и т.п.

6. Область серии содержит сведения о многочастном документе, отдельным выпуском которого является объект описания. Область включает элементы области заглавия и сведений об ответственности, относящиеся к серии, в которую входит объект описания, а также Международный стандартный номер сериального издания (ISSN) и номер, под которым объект числится в данной серии.

7. Область примечания содержит дополнительную информацию об объекте описания, которая не была приведена в других элементах описания. Сведения, приводимые в области, заимствуют из любого источника информации и в квадратные скобки не заключают. Каждому примечанию предшествует знак точка и тире либо примечание начинают с новой строки. Область примечания в целом факультативна, однако при составлении описания некоторых объектов отдельные примечания являются обязательными, например, примечание об источнике основного заглавия, о системных требованиях при описании электронных ресурсов, сведения о депонировании при описании депонированной научной работы и др.

8. Область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности. В области приводят международные стандартные номера, присвоенные объекту описания: Международный стандартный номер книги (ISBN) или Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), либо любой другой международный номер, присвоенный объекту описания в установленном порядке (ISMN, ISRN и др.), или их альтернативу, например, номер государственной регистрации. Стандартные номера приводят с принятой аббревиатурой и предписанными пробелами и дефисами.

Язык библиографического описания, как правило, соответствует языку выходных сведений документа. Если выходные сведения в документе на разных языках неполные, выбирают язык, на котором даны наиболее полные сведения. При составлении библиографического описания применяют различные приемы сокращений: сокращение слов и словосочетаний (согласно соответствующему стандарту), пропуски части элемента, объединение различных описаний в одну библиографическую запись и др. Сокращения отдельных слов и словосочетаний приводят в соответствии с ГОСТ 7.11-79 «Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании» и ГОСТ 7.12-93 «Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила». Все это позволяет сделать библиографическое описание компактным и лаконичным.

Его составляют в первую очередь на такие многочастные документы, как многотомные документы, а также сериальные и другие продолжающиеся издания. На первом уровне (в общей части) многоуровневого описания приводят сведения, общие для всех или большинства физических единиц – томов (выпусков, номеров), входящих в состав многочастного документа. На втором уровне (в спецификации) многоуровневого описания приводят сведения, относящиеся к отдельным физическим единицам – томам (выпускам, номерам), входящим в состав многочастного документа. При записи с новой строки в конце каждого уровня ставят точку. При записи в подбор перед сведениями второго и последующих уровней ставят точку и тире.

В качестве многочастного рассматривают документ, состоящий из заранее определенного количества томов (частей), представляющих собой единое целое по содержанию и оформлению. Под томом понимается отдельная физическая единица, входящая в состав многочастного документа, обозначаемая как том, часть, выпуск, сборник, альбом, тетрадь и т.п.

В качестве основного заглавия приводят общее заглавие многотомного документа. В области выходных данных приводят годы публикации первого и последнего томов, соединенных знаком тире, или один год, если все тома опубликованы в течение одного года. Первым элементом в области заглавия и сведений об ответственности является, как правило, номер тома. Основным заглавием тома является его частное заглавие. При наличии обозначения и номера тома основному заглавию предшествует двоеточие.

На многотомный документ в целом или группу томов может быть составлено одноуровневое библиографическое описание. В этом случае обязательными являются сведения об объеме – количестве томов документа.
На отдельный том многоуровневого документа может быть составлено как многоуровневое, так и одноуровневое библиографическое описание под общим заглавием многотомного документа или под частным заглавием тома.

В качестве сериальных и других продолжающихся ресурсов рассматриваются документы, выходящие в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, как правило, нумерованными и (или) датированными выпусками с одинаковым заглавием (в том числе электронные): газеты, журналы, нумерованные или датированные сборники, бюллетени, сборники, обновляемые документы и т.п. Библиографическое описание составляют на сериальный документ, выходивший под одним заглавием. Источником библиографических сведений для описания сериального документа является последний из имеющихся номеров (выпусков, томов и т.п.) документа.

Его объектом является составная часть документа, для идентификации и поиска которой необходимы сведения о документе, в котором она помещена. К составным частям относятся: самостоятельное произведение; часть произведения, имеющая самостоятельное заглавие; часть произведения, не имеющая самостоятельного заглавия, но выделенная в целях библиографической идентификации.

Аналитическое библиографическое описание является основным элементом аналитической библиографической записи и включает: сведения идентифицирующие составную часть; соединительный элемент; сведения об идентифицирующем документе; сведения о местоположении составной части в документе; примечания.

Источниками информации о составной части документа являются первая, последняя и другие страницы (листы, полосы и т.п.) составной части.
Заглавие составной части может быть простым или сложным и состоять из: нескольких предложений; общего заглавия составной части и зависимого заглавия одного из ее компонентов, если составная часть содержит несколько элементов.

Элементы области специфических сведений (для картографических, нотных, сериальных документов, электронных ресурсов), как правило, включают в описание идентифицирующего документа, если они отличаются от аналогичных сведений составной части.

Местоположение составной части, как правило, обозначается сквозной пагинацией по форме «от и до». Пагинации предшествует сокращенное обозначение слова страница («С»), которое приводят на языке выходных или аналогичных им сведений документа или на языке библиографирующего учреждения; между первой и последней страницами ставят знак тире. Если составная часть опубликована на ненумерованных страницах, то номера заключают в квадратные скобки.

На современном этапе этот вид описания приобретает особую значимость, в связи с чем разрабатываются новые функциональные модели библиографического описания с целью решения различных потребительских задач. Библиографическое описание электронного документа составляется по общим правилам каталогизации с учетом международных форматов представления, хранения и обмена библиографическими данными. Кроме того при описании электронных ресурсов используется Международный стандарт библиографического описания электронных ресурсов ISBN (ER), разработанный ИФЛА, который утвержден в 1997 году и с 2002 года введен ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления». Объектом библиографического описания по вышеуказанному ГОСТу являются электронные информационные ресурсы, управляемые компьютером. При этом электронными ресурсами считаются данные (информация в виде чисел, букв, символов или их комбинаций), а также электронные программы или же сочетание этих видов в одном ресурсе. Библиографическое описание электронного ресурса на практике не особо отличается от библиографического описания любого другого документа, за исключением специфических особенностей, присущих именно такому виду документов.

Библиографическое описание является основной частью библиографической записи, которая приводится в информационно-библиотечных учреждениях. Библиографическая запись может включать также заголовок, термины индексирования (классификационные индексы и предметные рубрики), аннотацию (реферат), шифры хранения документа, справки о добавочных библиографических записях, дату завершения обработки документа, сведения служебного характера. Степень полноты библиографической записи определяется степенями и задачами конкретного библиографирующего учреждения-составителя библиографического пособия.

Основное заглавие [Общее обозначение материала] = Параллельное заглавие: Сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности; Последующие сведения. – Сведения об издании == Параллельные сведения об издании / Первые сведения об ответственности, относящиеся к изданию; Последующие сведения, Дополнительные сведения об издании / Первые сведения об ответственности, относящиеся к дополнительным сведениям об издании; Последующие сведения. – Специфические сведения. – Первое место издания, распространения; Последующее место издания: Имя издателя, распространителя и т.п. [Сведения о функции издателя, распространителя и т.п.], Дата издания. Распространения и т.п. (Место изготовления: Имя изготовителя, Дата изготовления), – Специфическое обозначения материала и объем: Другие сведения о физической характеристике; Размеры+Сведения о сопроводительном материале (Основное заглавие серии или подсерии: Сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии; Последующие сведения, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), присвоенный данной серии или подсерии; Номер выпуска серии или подсерии) – Примечания. – Стандартный номер (или его альтернатива) = Ключевое заглавие: Условия доступности и (или) цена (Дополнительные сведения к элементам области).

1 уровень

Основное заглавие [Общее обозначение материала] = Параллельное заглавие: Сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности; Последующие сведения. – Сведения об издании == Параллельные сведения об издании / Первые сведения об ответственности, относящиеся к изданию; Последующие сведения, Дополнительные сведения об издании / Первые сведения об ответственности, относящиеся к дополнительным сведениям об издании; Последующие сведения. – Специфические сведения. – Первое место издания, распространения; Последующее место издания: Имя издателя, распространителя и т.п. [Сведения о функции издателя, распространителя и т.п.], Дата издания. Распространения и т.п. (Место изготовления: Имя изготовителя, Дата изготовления), – Специфическое обозначения материала и объем: Другие сведения о физической характеристике; Размеры+Сведения о сопроводительном материале (Основное заглавие серии или подсерии: Сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии; Последующие сведения, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN), присвоенный данной серии или подсерии; Номер выпуска серии или подсерии) – Примечания. – Стандартный номер (или его альтернатива) = Ключевое заглавие: Условия доступности и (или) цена (Дополнительные сведения к элементам области).

2 уровень

Номер тома: Основное заглавие тома: Сведения, относящиеся к заглавию / Первые сведения об ответственности; последующие сведения об ответственности (информация об авторах, составителях, редакторах, переводчиках, организациях, учреждениях и т.п.). – Сведения об издании (содержит данные о повторности издания, его переработке), – Место издания: Издательство или издающая организация, Дата издания. – Объем: Иллюстрация, Размер + (Основное заглавие серии: Сведения, относящиеся к заглавию серии; Номер выпуска серии. Основное заглавие подсерии: Сведения, относящиеся к заглавию подсерии; Номер выпуска подсерии). – Примечания. – ISBN, Тираж.

Заголовок. Основное заглавие составной части: Сведения. Относящиеся к заглавию составной части / Сведения об ответственности, относящиеся к составной части // Заголовок. Основное заглавие книги: Сведения, относящиеся к заглавию книги / Сведения об ответственности. – Сведения об издании. – Место издания, Дата издания. – Номер тома (выпуска). – Обозначение и номер главы, параграфа. – Объем (страницы, на которых помещена составная часть).

Заголовок. Основное заглавие составной части: Сведения. Относящиеся к заглавию составной части / Сведения об ответственности, относящиеся к составной части // Основное заглавие: Сведения, относящиеся к заглавию издания / Сведения об ответственности. – Дата выхода (год издания). – Номер издания. – Объем (страницы, на которых помещена составная часть).